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不會制定工作計劃,如何進行時間和精力管理?

發布:hljt 瀏覽:2409次

很多人天性不羈,排斥周密安排,拒絕工作計劃,又發現自己的生活無法和創造性工作實現平衡。

如果你對此已經厭倦,又難以接受、更難遵守一份嚴格的日程安排,或許,是時候換個思維了。別再將管理時間想成搞一套要嚴格遵守的條條框框了,試著將它理解成提升工作效率的方法,發現并培養你獨一無二的創造力節奏,那是你人生的節奏,生命的韻律。

史蒂夫·布拉德利是一名設計師和作家,他曾說:“不管你是否是有意為之,你的設計作品中總會有節奏在流動。是節奏激活了空間感,也是節奏創造了氛圍,更是節奏引導觀眾理解你的設計。”節奏也能幫助你梳理時間。

如果你覺得這樣的建議聽起來還算有點吸引力,那么,下面我將根據自己的生活和給顧客做時間管理培訓的工作經驗,給出一些具體建議,以供你安排時間,管理自己的精力、興趣和目標。


每個月的節奏

當你給一個月做的計劃比較少的時候,你常常能比計劃做到更多的事情。大部分人都有一種自然的節奏,他們能在一個月內完成一項重要的工作項目,或者實現一次自我的提高。我不是指這是你在一個月內做的唯一一件事,而是說,這些事意義重大,例如學會使用一款新軟件,或者整理你的辦公空間。如果你告訴自己說要在一個月內做到三件這樣的事情,那么你可能一件事都開不了個頭。而如果你承諾這個月只做一件這樣的事,那么你就很有可能完成,或者做到大部分內容。記住這個每月一個項目的節奏,你會舒服很多。

另外,保持一個月內的精力節奏也是非常重要的。當然會有例外,但是按照常規來說,大部分人每個月最多只能有一到兩次旅行,否則就會明顯跟不上節奏。還要考慮到你參加社交活動和在家里接待訪客這些事的頻率。這些活動都會讓你的生活更加豐富多彩,但是當例外變成常態,你就會失去自己的節奏。


每一周的節奏

每周的項目、會議和任務可能都不一樣,但是培養出通用的每周節奏感會對你的工作大有裨益。你可以將它理解成一個設計范式。你總是可以先設計一個總體樣式,然后再針對每一個具體的項目做必要的修改——在這個案例中,你的項目就是每一周的具體安排。

經過很多試驗后,我已經找到了自己的最佳每周節奏,包含以下幾項:

將周一早晨讓自己振作起來的那段時間也算在每周的節奏里,這樣,度過周末后每周開始的那幾個小時就不用算在一周的計劃和進程里了。

在周三下午給當前的項目做時間管理。我整周都得做小項目,但是當我需要專注于像新書策劃這樣的大項目時,用一整個遠離會議的下午工作的效果最好。這種情況下,我能找間咖啡館,完成高質量、不受干擾的工作。這是我在主動尋找重要的改變契機,感覺上像是在日復一日的常態中完成一次漂亮的周中變奏。

在周五下午逐步結束工作。我會留出三個小時的時間,處理所有沒能在預定時間內完成的任務,做一些不怎么急的行政類工作。在一周結束前完成這些工作令人非常愉快。

至少留出一個工作日的晚上用于處理私人待辦事項和放松。我是名社交達人,但人再外向也要有私人空間。

當然了,如果有必要,我還能繼續改進這些內容。但是,我非常喜歡這個節奏,它讓我一整周都特別舒服,還能在周末前獲得解脫。


每一天的節奏

沒有完美的方案能讓你過好一整天。一些人建議別在早晨檢查郵件,另一些人給的建議完全相反。訣竅就是忠于自己,找到盡可能讓你24個小時都過得完美的最佳方案。

以我來講,我會花開始的一個小時到一個半小時的時間用于計劃、回復郵件和完成一些小的待辦事項。然后我就會投入到更深入的工作中和接待客戶,一直持續到十點至十一點。我喜歡一天的會議時間不超過四個小時,并且會努力留出至少半個小時的時間用于自由結束一整天的工作。對于我的一些客戶,一天最好的節奏是在早晨飛速回復郵件,然后立刻投入需要深入的工作,一直干到吃午飯。午飯后,他們會開會,或者處理早前發生的緊急事件。

無論你喜歡哪一種,你都要清楚的知道,什么時候從事需要最高專注度的工作,什么時候開會,什么時候用于整理和計劃,以保障所有事情都朝著正確的方向前進。


回到中心的節奏

最后,當你的節奏發生重要變化的時候,知道什么樣的模式能幫你回到起點則至關緊要。當你需要從無盡的落后感和自責中掙脫出來時,要忠于自己,并允許自己花時間重整旗鼓。

舉個例子,當你安排好假期前一天和假期后的第一天時,你是最沒壓力的,因為沒人能在這兩天給你安排會議。這樣,你就能自由完結手頭的工作,或者將自己的心思從玩樂中拉回來。同樣的,在一場會議或者一個重要項目后,給自己做一個至少半天的計劃,或者進行收尾工作,或者繼續跟進,或者整理你的筆跡。這能賦予你立即獲取價值的能力。有人曾告訴過我,她出差參加會議的時候,總是會在旅館多訂一晚上的房間,這樣她就能在回家前將一切處理完畢。事情越亂,你就會想要越多的時間將一切重新送回正軌,回到正常節奏中去。

每個月、每一周和每一天的節奏即能產生井然的秩序,也能給你靈活的自由度,讓你的工作和時間和諧而流暢。是時候去發現你自己的節奏了。


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